Để tổ chức một sự kiện thành công đòi hỏi sự sáng tạo trong cả ý tưởng và hành động. Việc nắm được quy trình tổ chức sự kiện cơ bản là điều quan trọng để chúng ta tiến hành sự kiện một cách mượt mà nhất

Giai đoạn trước sự kiện

Xác định chủ đề của sự kiện

Điều đầu tiên khi muốn tổ chức một sự kiện, bạn cần phải xác định rõ mục đích của sự kiện này, đưa ra các yếu tố cần thiết có trong sự kiện, từ đó, xác định những công việc cần phải làm và phải trả lời được một số câu hỏi sau:

Quy mô của sự kiện như thế nào? (hội nghị khách hàng, khai trương, ra mắt sản phẩm, sự kiện kỷ niệm, sinh nhật….)

Chủ đề của sự kiện là gì?

Đối tượng tham dự là ai?

Địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu?

Thông điệp sự kiện mang đến là gì?

Ngân sách dự trù là bao nhiêu?

Lên ý tưởng tổ chức sự kiện

Ở phần này, chúng ta cần chia thành các nhóm theo các công việc của từng mảng, càng chi tiết càng tốt. Đặc biệt là nhóm lên ý tưởng vì đây là linh hồn của sự kiện, phải thực sự hiểu rõ dịch vụ và sản phẩm hướng đến thì mới có thể làm ra các kịch bản chương trình khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh.

Lên kế hoạch phân chia nhân sự

Để có được một sự kiện thành công thì việc chuyên nghiệp ở từng lĩnh vực: đồ họa (thiết kế), kỹ thuật (lắp ráp, điều chỉnh âm thanh, ánh sáng, thiết bị sự kiện), quản lý sự kiện, kế toán (ký và thanh toán hợp đồng)…. là điều chúng ta cần lưu ý.

Việc phân chia nhân sự hợp lý, đúng hạng mục, giai đoạn, phù hợp với năng lực của từng nhân sự sẽ giúp hiệu suất làm việc được tốt nhất.

Kết quả hình ảnh cho event coordinator

Giai đoạn trong sự kiện

Thực hiện kế hoạch

Các bộ phận thực hiện đúng như kế hoạch đã được lên từ trước để tránh xảy ra những điều ngoài ý muốn. Mỗi bộ phận cần có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc của mình được giao, đúng kế hoạch và thời hạn, tránh chậm trễ gây ảnh hưởng đến các bộ phận khác

Chuẩn bị và dàn dựng

Mỗi sự kiện thường mất khoảng 2 tuần để chuẩn bị và thực hiện các hoạt động sau:

  • Dựng sân khấu, banner, backdrop, standee,…
  • Đồng phục
  • Thuê PG, các thiết bị hỗ trợ sự kiện
  • Liên lạc với các bên liên quan (xin giấy phép tổ chức…)
  • Gửi thiệp mời

Ngoài ra, sau khi hoàn thành các bước trên chúng ta cần cho sự kiện chạy thử 1 đến 2 lần trước khi sự kiện diễn ra để khắc phục kịp thời những thiếu sót mà các khâu trong sự kiện còn mắc phải.

Tiến hành sự kiện

Trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân viên thực hiện theo các kế hoạch đã đề ra trước đó. Nếu có phát sinh vấn đề cần tập hợp các trưởng bộ phận để giải quyết, tránh việc tự quyết dẫn đến những hậu quả đáng tiếc.

Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra, các trưởng bộ phận cần thực hiện dựa trên bảng checklist và timeline của chương trình để tiện cho việc theo dõi nhân sự đang thực hiện

Giai đoạn sau sự kiện

Đây là thời điểm kết thúc cho toàn bộ quá trình. Dù không còn quá nhiều công việc cần làm thế nhưng đây là lúc để mọi người nhìn lại

Kết thúc sự kiện
Sau khi chương trình kết thúc, ekip tổ chức chương trình phải có nhiệm vụ thu dọn vật dụng trong sự kiện. Bàn giao lại những vật dụng đã thuê, dọn dẹp nơi tổ chức trả lại hiện trạng ban đầu tránh làm mất sự uy tín, sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Tổ chức họp rút kinh nghiệm
Khi sự kiện kết thúc, các bộ phận phải báo cáo lại tất cả các công việc đã thực hiện, làm được những gì và không làm được những gì đồng thời mỗi bộ phận nên viết lại một bản báo cáo trong các giai đoạn trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện để rút kinh nghiệm cho sự kiện lần sau.