Thế nào là quản lý sự kiện?

Trên thực tế, có nhiều cách khác nhau để bạn có thể hiểu rằng thế nào là sự kiện, điều này còn tùy thuộc vào góc độ nhìn nhận của những người ở trong nghề. Đối với những người làm marketing thì coi sự kiện là một công cụ hữu hiệu để giúp cho thương hiệu của mình “giao tiếp” được với những khách hàng mục tiêu một cách ấn tượng và chuẩn xác nhất. Còn đối với những người làm công tác tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo… thì nhìn sự kiện như là một kết quả cuối cùng của một chuỗi các công vực từ lên ý tưởng, hậu cần cũng như thỏa mãn kỳ vọng của những người tham dự.

Nghề quản lý sự kiện thông thường bao gồm một số bước như: nghiên cứu thương hiệu, xác định những đối tượng mà sự kiện cần hướng tới, đề ra mục tiêu của sự kiện, phát triển ra ý tưởng chủ đạo, lập ngân sách và kế hoạch để triển khai, làm công tác hậu cần cũng như các yếu tố kỹ thuật khác để thực hiện chương trình; cuối cùng là tổng kết và tiến hành các hoạt động hậu kỳ cuối cùng để kéo dài hơn hiệu ứng hậu sự kiện.

Người quản lý sự kiện cần có những tố chất nào?

Một số tố chất cơ bản của người quản lý sự kiện có thể kể tới như óc tổ chức tốt, năng động, sáng tạo, kỹ năng làm việc nhóm tốt, tỉ mỉ, cẩn thận, có sức khỏe ổn định và đặc biệt là đam mê cháy bỏng với nghề. Bên cạnh đó, để có thể thành công trong lĩnh vực này, một yếu tố nữa mà người làm sự kiện cần phải có được, đó chính là óc quan sát. Mọi chi tiết ở trong cuộc sống dù là nhỏ nhất thôi cũng có thể là tư liệu quý giá cho một sự kiện trong tương lai, và đôi khi nó còn là ý tưởng then chốt để tạo ra một chương trình độc đáo, mới lạ.

Thế nhưng, để có thể gắn bó lâu dài và vững bền với công việc này, người làm sự kiện cũng cần phải rèn luyện cho mình một “tinh thần thép”, luôn giữ được bình tĩnh và sáng suốt để giải quyết tất cả những tình huống bất ngờ có thể xảy ra. Một sự kiện thành công không chỉ là mang lại những giá trị tốt đẹp cho người tham dự, mà nó còn phải có sự “mượt mà” từ đầu tới cuối”, khi mà người tham dự không thể nhận ra được những “hạt sạn” nơi hậu trường.

Nghề tổ chức sự kiện – Việc “làm dâu trăm họ” cũng vô cùng cân não

Như vậy, để tạo ra được một sự kiện “chất”, những người làm tổ chức sự kiện bên cạnh với các yếu tố mang tính lý thuyết kể trên thì còn cần phải giữ cho bản thân đủ “minh mẫn” trong tất cả các bước, các giai đoạn. Chính điều này tạo ra sự “cân não” của công việc này.

Riêng đối với việc lên ý tưởng cho sự kiện, không phải bỗng nhiên mà một chương trình tự xuất hiện. Đằng sau đó là cả một “tập đoàn chất xám” của biết bao nhiêu người, cùng nhau đóng góp, làm việc, chắt lọc… cuối cùng là lựa chọn ra những gì đặc biệt, cốt lõi nhất. Tất nhiên cũng sẽ có lúc chúng ta “xuất thần”, bỗng dưng sản xuất ra được những ý tưởng tuyệt vời, nhưng không phải lúc nào cũng như thế. Sau cùng là người làm sự kiện phải luôn có ý thức rèn luyện kỹ năng suy nghĩ và khái quát ý tưởng nhanh, nghĩa là phải phân tích được mọi ý nghĩ lóe lên trong đầu. Nhiều khi, bạn sẽ vô cùng áp lực, “mất ăn mất ngủ” mà không nghĩ ra được chất xám để nuôi “đứa con tinh thần” của mình.

Đối với những người làm tổ chức sự kiện, cảm hứng trong công việc là một yếu tố không thể bỏ qua, bởi tất cả những ý tưởng, sáng kiến hay ho chỉ nảy sinh khi có cảm hứng. Việc có một kiến thức vững chắc, hiểu tâm lý khách hàng, thái độ cầu thị và nguồn cảm hứng mới sẽ là “bệ đỡ” để bạn tạo ra một chương trình có tính “đột phá”. Một trong những “nguồn cảm hứng” mà người làm sự kiện không nên bỏ qua, đó là khách hàng. Họ chính là người đưa ra những ý kiến, phát kiến mà trong số đó, chúng ta có thể nảy sinh ra những ý tưởng và thực hiện nó một cách hiệu quả.

Để tổ chức một sự kiện thành công, bạn không phải chỉ ngồi một chỗ, ý ra những ý tưởng thật hay là hoàn thành. Thay vào đó, bạn phải làm việc với rất nhiều bên liên quan cũng như các nhà cung cấp dịch vụ khác nhau. Vấn đề đặt ra chính là làm cách nào để bạn quản lý nhiều nhà cung cấp dịch vụ một lúc mà vẫn phải đảm bảo đúng tiến độ cũng như chất lượng của chương trình. Thật sự đây là một vấn đề khá là nan giải. Trên thực tế, mỗi nhà cung cấp được xem là một “mắt xích” trong chuỗi vận hành sự kiện, và chỉ cần 1 mắt xích bị đứt thôi thì lập tức dây chuyền sẽ gặp gián đoạn và gặp ảnh hưởng. Đó cũng là lý do vì sao mà những người tổ chức sự kiện luôn phải cẩn thận, đề phòng và lường trước được những vấn đề có thể xảy ra, xây dựng phương án dự phòng cho những rủi ro từ nhà cung cấp để không bị rơi vào tình thế “tiến thoái lưỡng nan”.